Kanban
Omschrijving
Kanban stamt af van het Japanse ‘kan’, dat ‘visueel’ betekent, en ‘ban’, wat staat voor ‘kaart of bord’. Dit is een visuele methode waarmee je een groep of team ondersteunt in het organiseren van de te ondernemen acties. De methode werd ontwikkeld bij Toyota door Taiichi Ohno als systeem om een hoger productieniveau te behalen, in de eerste helft van de vorige eeuw. Centraal in de methode staat een bord (of een ander medium) waarop je acties in verschillende vooraf gedefinieerde kolommen plaatst. Niet alleen geeft het Kanbanbord een visueel overzicht van wat afgerond werd, waar je mee bezig bent en wat nog te doen staat. Het helpt de groep of het team ook in het herkennen van knelpunten.
Werkwijze
Voor de meest eenvoudige variant van de Kanban-methode maak je gebruik van drie kolommen op een groot vel papier of op een whiteboard. Aan de kolommen kan je de betekenis geven die je zelf wil. In de meest eenvoudige variant staan de drie kolommen voor: ‘nog te doen’, ‘mee bezig’ en ‘afgerond’. Elke kolom kan je vullen met acties. Handig hierbij is het gebruik van post-its, omdat je die makkelijk kunt verplaatsen naargelang de status van de acties.
Als groep of team kan je afspreken hoeveel acties er tegelijkertijd in één kolom mogen hangen.
Sterke punten
- Een Kanbanbord helpt op een zeer effectieve manier om de werkflow te managen. Zijn de acties die in overleg tot stand kwamen bijvoorbeeld haalbaar wat betreft werkbelasting en timing? Bijvoorbeeld om te beslissen of de acties bedacht in overleg haalbaar zijn qwa werkbelasting en timing.
- Mensen die niet tot de bewuste groep of het team behoren, krijgen bij het zien van een Kanbanbord snel een zicht op waar de groep of het team in kwestie mee bezig is.
Aandachtspunten/tips
- Plaats/hang het Kanbanbord op een plek waar de betrokken vaak langskomen.
- Zorg voor enige discipline in het gebruik van de methode. Indien de groeps- of teamleden het verschuiven van de acties niet opvolgen, heeft het gebruik van de methode weinig zin.
- Op internet vind je tal van online Kanbantools die handig zijn voor teams waarvan de teamleden vanuit verschillende werkplekken actief zijn. In het bijzonder nuttig voor internationale teams.
- Je kan op allerlei manieren variëren in de opmaak van het Kanbanbord. Bijvoorbeeld meer kolommen gebruiken om een volledige procesflow te visualiseren, of een rij toewijzen aan ieder teamlid.
- Je kan de Kanban-methode ook gebruiken voor je persoonlijke werkflow of voor de communicatie over to-do’s in een gezin.
Meer informatie