Vragen stellen

Wanneer je wil aansturen op meer zelfsturing, is het belangrijk de juiste vragen te stellen. Zo behouden medewerkers en teams het eigenaarschap van hun eigen proces van betekenisgeving. Je neemt dat proces niet van hen over, maar nodigt ze via jouw vragen uit hun opvattingen zelf te bevragen, verbreden en/of verdiepen. Dat ideeën van de betrokkenen komen is in elk individueel en organisatiebreed veranderproces uitermate belangrijk.

Goede vragen zorgen ook voor dialoog. De uitwisseling van opvattingen in een gesprek ontstaat makkelijker wanneer je een vraag in het midden legt. Bovendien stimuleren vragen de ontwikkeling van nieuwe en toekomstgerichte betekenissen. In het kinderboek Hallo is daar iemand verwoordt Jostein Gaarder het als volgt: “Een antwoord is altijd een stukje van de weg die achter ons ligt. Alleen een vraag kan ons verder brengen.”

Hoe stel je nu de juiste vragen? Ook dit kan je leren. Een goede vraagstelling omvat:

• De juiste woordkeuze
• Leren wachten op een antwoord
• Leren in welke situaties je een kennisvraag stelt, dan wel een gevoelsvraag of een morele vraag
• Inleving voor welke vragen de betrokkene(n) al dan niet open staan
• De juiste vraag stellen na een vorige vraag en zo een goede vragenreeks opbouwen
• Vragen leren stellen bij meningsverschillen
• Aanvoelen met welke vraag je de betrokkene(n) echt aan het denken zet

Veel facilitatoren ervaren de angst voor controleverlies als belangrijkste belemmering voor een meer vragende houding. Want inderdaad, wanneer je vragend intervenieert (in plaats van met eigen oplossingen), begeef je je in een meer open en dus minder voorspelbaar proces. Mogelijk is het ook voor jou nuttig om te werken aan je ambiguïteitstolerantie: de tolerantie voor wat nog onzeker, meerduidig en onbestemd is. Het spreekt voor zich dat die ambiguïteitstolerantie niet enkel nuttig is als individuele competentie, maar ook organisatiebreed van belang is, gezien de VUCA-wereld waar veel organisaties zich in bevinden.

Ieder professioneel veld beschikt over een specifiek arsenaal aan vragen. Voor changemanagers en avdiseurs organisatieontwikkeling is dat niet anders. Hieronder vind je mogelijk te stellen vragen naargelang het organisatieaspect dat je in het vizier neemt.

Vragen met betrekking tot missie, visie, strategie:

• Waartoe en voor wie bestaan we?
• Wat is onze kijk op onze omgeving en op onze bijdrage tot onze omgeving?
• Wat moeten we in deze organisatie gedaan krijgen voor welke klanten ?
• Wat zijn de kerntaken van ons organisatie?
• Wat is onze unique selling proposition?
• Welke keuzes maken we?
• Waar willen we binnen vijf jaar staan?
• Welke doelen stellen we ons op middellange en korte termijn?
• Hoe willen we gezien worden door de externe wereld?

Vragen met betrekking tot leiderschap:

• Welk leiderschap streven we na in onze organisatie?
• Wat maakt van jou een goede leider in deze organisatie?
• Welke leiderschapsrollen moeten in onze organisatie aanwezig zijn? Welke competenties zijn daarvoor nodig?
• Welke leiderschapsrollen zijn bij organisatieverandering meer dan ooit belangrijk?
• Op wie rekenen we om welke leiderschapsrollen op te nemen?
• Hoe versterkt het leiderschap de cultuur en structuur van de organisatie?
• Hoe brengen we de visie tot leven in onze organisatie?
• Welke ondersteuning geven we aan teams en individuele medewerkers om te groeien in het opnemen van verantwoordelijkheden?
• Hoe bepalen we op teamniveau de doelen, de rollen en de de procedures?

Vragen met betrekking tot structuur:

• Hoe organiseren we onze primaire, ondersteunende en bestuurlijke processen?
• Welke entiteit (team, ploeg, cel,…) is verantwoordelijk voor welke primaire, ondersteunende en bestuurlijke processen?
• Hoe verdelen we taken en verantwoordelijkheden in onze organisatie?
• Welke coördinatietaken leggen we waar in de organisatie?
• Hoe ziet het organogram eruit?
• Waar zitten de inefficiënte interafhankelijkheden in onze organisatie? hoe lossen we de inefficiënties op?
• Hoe wijzen we teamdoelen en teamrollen toe?

Vragen met betrekking tot cultuur:

• Wat kunnen we zeggen over de relaties in onze organisatie?
• Hoe ontwikkelen we nieuwe relaties en onderhouden en beëindigen we bestaande relaties?
• Welke symbolen gebruikt onze organisatie?
• Welke verhalen doen de ronde als onze heldenverhalen?
• Wat zijn onze gewoonten en gebruiken in het omgaan met elkaar omgaan?
• Wat is taboe in onze organisatie?
• Wat zijn de waarden en normen van onze organisatie?
• Uit welke bouwstenen bestaat het DNA van onze organisatie?
• Wat merken nieuwkomers of buitenstaanders op als ze voor het eerst in onze organisatie komen?
• Wat zijn gedeelde dromen binnen onze organisatie?
• Hoe werken we aan een open collegiale sfeer op elke plek in de organisatie?

Vragen met betrekking tot interne en externe stakeholders:

• Wat verwachten we van onze medewerkers (interne stakeholders), op het vlak van prestatiedoelen, competenties, gedrag en houding?
• Hoe en door wie worden prestatiedoelen van medewerkers bepaald en opgevolgd?
• Op welke ondersteuning kunnen onze medewerkers rekenen?
• In welke HR-facetten zijn we sterk? welke HR-facetten kunnen we nog versterken?
• Wie zijn onze specifieke externe stakeholders (klantensegmenten, leveranciers, overheden, media, sectororganisaties, publieke organisaties, concurrenten …)?
• Welke meerwaarde bieden we onze interne en externe stakeholders?
• Welke interne en externe stakeholders zijn op welke manier betrokken in welke primaire, ondersteunende en tertiaire processen?

Vragen met betrekking tot systemen:

• Welke hulpmiddelen, procedures en technologie voorzien we?
• Hoe volgen we op in welke mate we onze doelen realiseren realiseren?
• Hoe zijn de kantoren ingericht?
• In welke mate zijn onze systemen ondersteunend?